- Was ist eine E-Rechnung?
- Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Sie ersetzt die traditionelle Papier- oder PDF-Rechnung.
- Sie muss in einem der folgenden Formate erstellt werden
- ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
- Was sind die gesetzlichen Fristen?
- Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gem. EN 16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend. Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, auszustellen und zu archivieren.
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen Rechnungen noch in beliebiger weise austauschen, wenn beide Parteien dem Zustimmen, allerdings muss trotzdem eine XRechnung archiviert werden.
- Bis Ende 2027 gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von max. 800.000 Euro eine verlängerte Übergangsfrist. Auch hier müssen beide Parteien Zustimmen. Ebenso darf bis dahin weiterhin das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) genutzt werden.
- Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für alle bindend.
- Was bedeutet das für ihr Unternehmen?
- Ihr Unternehmen muss seine Rechnungsprozesse rechtzeitig auf E-Rechnungen umstellen, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und weiterhin Geschäfte mit anderen Unternehmen reibungslos abzuwickeln.
Wie kann ich Ihnen dabei helfen?
Wir sollten die E-Rechnung als Chance im Zuge der Digitalisierung sehen. Sie kann leicht in bestehende Abläufe und Verarbeitungsprozesse integriert werden und so wertvolle Ressourcen schonen. Ich unterstütze seit Jahren Unternehmen, unter anderem im Bereich der Digitalisierung – sprechen Sie mich noch heute an und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir werden eine Lösung finden, die genau zu Ihnen passt.
Die großen Vorteile der E-Rechnung zusammengefasst:
- Kosteneffizienz: Reduzierung von Druck-, Versand-, Lager- und Personalkosten durch den Wegfall von Papier und Porto.
- Zeitersparnis: Schnellere Rechnungszustellung und -verarbeitung dank automatisierter Abläufe.
- Fehlerreduktion: Minimierung von Eingabefehlern durch die automatisierte Datenverarbeitung.
- Schnellere Zahlungen: Beschleunigte Zahlungsprozesse durch schnellere Rechnungsbearbeitung und -freigabe. Automatisierung von Freigabeprozessen möglich.
- Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch trägt zur Schonung der Umwelt bei.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Sicherstellung der Compliance mit den aktuellen rechtlichen Anforderungen, insbesondere im öffentlichen Sektor.
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Klare und strukturierte Datenformate erleichtern die Nachverfolgung und Archivierung von Rechnungen.
- Integration in IT-Systeme: E-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, was die Effizienz steigert.